چرا باید برای کسب و کار خود یک برنامه مدیریت بحران ایجاد کنیم؟
بحرانهای تجاری بهطور خاص، موقعیتهای مختلف زیادی وجود دارند که میتوانند فارغ از صنعت، اندازه یا منابع سازمان شما، صدمات زیادی وارد کنند. تمامی کسبوکارها مستعد این بحرانها هستند؛ به همین دلیل، آمادگی برای هر آن‌چه که ممکن است سر راه شما باشد، برای جلوگیری از سقوط شرکت، بسیار مهم است. شما میتوانید با اجرای یک برنامه مدیریت بحران، درک مراحل بحران و اطمینان از داشتن افراد مناسب کنار خود، برای کمک به مدیریت و کارکردن هنگام بحران، کسب‌و‌کار خود را برای احتمال وقوع اتفاقات برنامه ریزی‌نشده، آماده نمایید.
بحران کسب و کارچیست؟
بحران کسب‌و‌کار، رویدادی است که میتواند موفقیت و سلامت یک شرکت را با خدشه‌دارکردن اعتبار آن، آسیب‌رساندن به فعالیتهای تجاری، تاثیر منفی بر امور مالی یا آسیب‌رساندن به کارمندانش، تهدید کند. بحران کسب‌و‌کار میتواند ناشی از چیزی درونی یا بیرونی باشد. با توجه به شدت یک بحران، آمادگی جهت مدیریت این رویدادها با برنامهای که شما و تیم شما قبل از وقوع آماده کردهاید، بسیار اهمیت دارد.
فرآیندهای مدیریت بحران چیست؟
فرایند مدیریت بحران، مواردی بیشتر از مدیریت بحران را شامل میشود:
پیش از بحران: اولین بخش از مدیریت بحران، جلوگیری از هرگونه بحران احتمالی است. این بخش شامل تدوین برنامه مدیریت بحران، استخدام و آموزش تیم مدیریت بحران و اجرای تمرینات عملی است. بخش دیگری از این مرحله تهیه پیش نویس پیامهای ارتباطی بحرانی است که ممکن است در مواقع بحرانی مجبور به ارسال باشید. نوشتن این پیامها قبل از وقوع بحران، میتواند در صورت وقوع وضعیت اضطراری باعث صرفهجویی در زمان شود.
مدیریت و پاسخگویی به بحران: مرحله دوم در فرایند مدیریت بحران، احتمالا همان چیزی است که شما هنگام مدیریت بحران در نظر میگیرید: فرایند مقابله و پاسخگویی به مراحل مختلف بحران. این مرحله، زمانی است که برنامه مدیریت بحران شما عملی میشود. پیامهای اولیه مدیریت بحران منتشر شده، با کارمندان و ذینفعان تماس گرفته میشود و ایمنی عمومی و شرکت در اولویت قرار دارد.
پس از بحران: وقتی یک بحران میگذرد یا فروکش میکند، کار مدیریت بحران به سختی به پایان میرسد. حفظ ارتباط با کارمندان، مشتریان و سهامداران و پاسخگویی به آن‌ها، ضروری است.
چرا باید برای کسب و کار خود یک برنامه مدیریت بحران ایجاد کنیم؟
اگر کسب‌و‌کار شما با هر نوع بحرانی روبه‌رو است و مجهز به برنامه مدیریت بحران جهت شرح جزئیات نحوه مدیریت اوضاع نیست، احتمالا عواقب جدی و طولانی مدتی را تجربه خواهید کرد. این پیامدها ممکن است به موضوعات مختلف حقوقی، عملیاتی و روابط عمومی مربوط باشد. بسته به میزان آسیب، یک وضعیت بحرانی حتی میتواند شما را از چرخه کسب‌و‌کار خارج سازد. به بیان ساده، همه کسبوکارها باید برنامه مدیریت بحران داشته باشند تا برای هر اتفاق غیرمنتظره آماده شوند و از بروز آسیبهای طولانی مدت جلوگیری کنند. چهار دلیل اصلی دیگر وجود دارد که باید از داشتن یک برنامه مدیریت بحران اطمینان حاصل کنید.
برنامه های مدیریت بحران به شما کمک میکند تا در طول و پس از بحران، شهرت خود را نزد مشتریان، رقبا و رهبران صنعت حفظ نمایید.
برنامه های مدیریت بحران ایمنی، بهداشت و رفاه همه افرادی که برای شرکت شما کار میکنند یا از نظر تجاری ارتباط دارند، بهبود میبخشد.
برنامه های مدیریت بحران هعنوان یک کارفرما به شما آرامش میدهد و شما را برای هر موقعیتی که پیش رویتان است، آماده خواهد کرد.
برنامه های مدیریت بحران بهره وری را حین و بعد از بحران، افزایش میدهد. هر کس نقش و عملکرد خود را در طول یک بحران میداند، بنابراین زمان از کارافتادگی کمتر، اقدامات بیشتر و راه‌حل سریعتری وجود دارد.
مراحل تدوین مدیریت بحران چگونه است؟
تمام حالت های ممکن بحران را شناسایی کنید: اولین کاری که باید هنگام تدوین برنامه مدیریت بحران برای کسب‌و‌کار خود انجام دهید، شناسایی انواع بحرانهای احتمالی است که میتواند برای کسب‌و‌کار خاص شما اتفاق بیفتد. برای این کار، دستهبندیهای مختلف بحرانهایی را که بیشتر امکان وقوع دارند، در نظر بگیرید.
بحران مالی: هنگامی که یک کسب‌و‌کار با افت تقاضا برای هر آن‌چه که ارائه میدهد، مواجه شود، خواه یک محصول باشد یا خدمت، ارزش داراییهایش از بین میرود و شرکت توانایی پرداخت بدهی خود را ندارد.
بحران پرسنل: وقتی که کارمند یا شخص دیگری که با کسب‌و‌کار مرتبط است، درگیر فعالیت یا رفتاری میشود که غیراخلاقی یا غیرقانونی تلقی میشود. این اتفاق روی تصویر کسب‌و‌کار اثر می‌گذارد و البته از نظر اخلاقی درست نیست. این رفتار نادرست ممکن است در محل کار یا خارج از آن اتفاق بیفتد و میتواند مربوط به زندگی کاری یا زندگی شخصی فرد باشد.
بحران سازمانی: وقتی یک کسب‌و‌کار با اقداماتی که تاثیر منفی بر مشتری می‌گذارد، به آن‌ها ظلم کرده باشد. بهعنوان مثال، میتوان به نگهداری اطلاعات مهم از مشتریانی که لایق دانستن جزئیات درباره یک موضوع خاص هستند یا سوءاستفاده از مشتریان، اشاره کرد.
بحران تکنولوژی: هنگامی که سرورها، نرمافزارها یا سیستم فنی دیگری خراب شده و عملکرد صحیح متوقف میشود، این امر ممکن است باعث ازدست‌رفتن درآمد، تزلزل اطمینان مشتریان یا لکهدارشدن اعتبار شرکت شود.
بحران طبیعی: طوفان، گردباد، سیل و بوران‌های زمستانی، همه نمونههایی از بحرانهای طبیعی هستند که قدرت آسیب‌رساندن یا تخریب کامل فضای اداری را دارند. بسته به موقعیت مکانی شرکت، ممکن است در معرض فاجعههای مختلف در طول سال باشد.
تاثیر هر بحران را بر روی کسب و کار تعیین کنید: زمانی که بحرانهای مؤثر بر کسب‌و‌کار خود را مورد بررسی قرار میدهید، تمایل خواهید داشت که تأثیر هر یک از این رویدادها را بر شرکت، کارمندان و مشتریان خود تعیین کنید که شامل وارد زیر می باشد:
ضرر در فروش
نارضایتی مشتری
خدشهدارشدن اعتبار
افزایش هزینه برای رفع مشکلات موجود
کاهش وفاداری مشتری به برند
با تعیین کمیت تأثیری که هر بحران میتواند بر روی کسب‌و‌کار شما بگذارد، میتوانید هر زاویه احتمالی از تهدید یا فاجعه را درک کنید و بنابراین، بهطور مناسب برای آن آماده شوید. این مدل بررسی، شما و همکارانتان را به تعیین اقدامات مناسب برای حل هر واقعه، رهنمون میسازد.
درباره اقداماتی که باید برای حل هر نوع بحران انجام دهید،فکر کنید: جهت تعیین اقدامات ضروری در شرایط بحرانی، روشهای مختلف مدیریت بحران را بررسی نمایید. برخی از متداولترین روشهای مدیریت بحران شامل موارد زیر است:
مدیریت بحران پاسخگو
مدیریت بحران پیشگیرانه
مدیریت بحران بازیابی
بعد از شناسایی تمام بحرانهایی که کسب‌و‌کار شما را تهدید میکنند، باید یک برنامه تداوم کسب‌و‌کار را نیز تدوین نمایید. این امر به شما کمک میکند هنگام کار بر روی گامهای دیگر مدیریت بحران، تمام جنبههای بالقوه این بحرانها را در سطحی بسیار دقیق شناسایی نمایید.
درباره اینکه چه کسی درچه سناریویی چه اقدامی باید انجام دهد،تصمیم بگیرید: هنگامی که تاثیر هر یک از انواع بحرانها و اقداماتی را که باید لحاظ شوند، در نظر گرفتید، زمان آن است که فکر کنید چه کسی باید برنامهها و اقدامات لازم را انجام دهد. این مورد ممکن است شامل کارمندان متخصص در زمینههای مختلف کسب‌و‌کار، واحد منابع انسانی، روابط عمومی یا هر کس دیگری باشد که بر اساس شرایط خاص خود، آن‌ها را انتخاب میکنید. بسته به نوع بحران، ممکن است تشخیص دهید که به کمک وکلا یا مشاوران نیاز دارید.
برنامه هایی برای رفع هر نوع بحران تهیه کنید: با انجام چهار مرحله ذکرشده، قادر خواهید بود برای هر نوع بحران برنامههای واکنش مناسب را تهیه کنید. هر برنامه بر اساس شرایط خاص، متفاوت خواهد بود.در اینجا چند سوال معمول وجود دارد که باید هنگام تدوین این برنامهها مورد توجه قرار گیرد:
حل بحران چه مدت طول میکشد؟یاز به چه ابزار و منابعی است؟
چند نفر و چه کسانی درگیر هستند؟
آیا نیاز دارید که به‌صورت مستقیم مشتری خود را مخاطب هدف قرار دهید؟
علت بحران چیست و چگونه میتوانید از تکرار یا بدترشدن آن جلوگیری کنید؟
به همه کسانی که بایدبا برنامه ها آشنا شوند،آموزش دهید؟
همه افرادی که در برنامههای مدیریت بحران شما شرکت میکنند باید درباره نقشی که انتظار میرود ایفا کنند، آموزش ببینند:این کار میتواند از طریق جلسات و سخنرانیها صورت گیرد یا کارشناسانی را دعوت کرده تا درباره چگونگی مدیریت عملکرد شغلی آن‌ها در زمان بحران، با کارمندان صحبت کنند. همچنین کارمندان دیگری که نقشی در حل یک وضعیت بحرانی ندارند اما متأثر از بحران هستند، باید از اقداماتی که انتظار میرود انجام دهند، مطلع شوند. بهعنوان مثال، اگر مکانی در معرض حوادث طبیعی قرار دارد، آموزش همه افراد شرکت در زمینه اقدامات ایمنی مانند پناهبردن به محل امن، بسیار مهم است. آسیب‌دیدن کارمندان به دلیل عدم آمادگی و آموزش، آخرین چیزی است که شما میخواهید.
برنامه ها را مرتب و در صورت لزوم،به روز و بازنگری نمایید: با رشد شرکت، تعداد کارمندان و تعداد دفاتر شرکت افزایش مییابد و ممکن است ساختار فعالیتها نیز تغییر کند. این موارد نمونههایی هستند که شما باید برنامههای مدیریت بحران را بازنگری کرده و به‌روز نمایید تا اطمینان حاصل کنید که آن‌ها همچنان برای شرکت شما اعمال میشوند وکارآیی دارند. اگر دچار بحران شدید، حتما نتایج برنامههای مدیریتی خود را تجزیه‌وتحلیل کنید تا از کارایی آن‌ها آگاه شوید. برخی از برنامهها ممکن است نیاز به به‌روزرسانی کامل داشته باشند.
برای کسب اطلاعات بیشتر از مشاورین مرکز آمایش سلامت سرزمین کمک بگیرید.
مطالب مرتبط:
ارسال پاسخ
آخرین اخبار
